Dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp tại Vĩnh Long.

Trước khi bước vào tổ chức một hội thảo, hội nghị, bước chuẩn bị là rất quan trọng, bước này quyết định phần lớn sự thành công hay không của hội nghị, hội thảo của bạn. Như Benjamin Franklin từng nói: “Thất bại trong chuẩn bị cũng có nghĩa là chuẩn bị thất bại”.

Trong bước chuẩn bị này, bạn cần xác định nhiều yếu tố chính xác cho từng chương trình của mình. Từ xác định đối tượng khách hàng mục tiêu, tìm hiểu rõ mục đích hội nghị hội thảo lần này bạn muốn nhắm đến là gì, bạn muốn truyền đạt gì, khách hàng mục tiêu phù hợp cho chương trình là ai? Số lượng bao nhiêu?

Tiếp đến là xác định thời gian, địa điểm để tổ chức chương trình. Bạn cần tìm ra thời gian, địa điểm phù hợp cho đối tượng khách hàng mà bạn muốn mời đến hội thảo, hội nghị. Với khách hàng này, những đối tượng này, họ sẽ thường rãnh vào khung giờ nào: sáng, trưa, chiều hay tối? Đâu là nơi phù hợp với họ? Một trung tâm tiệc cưới sang trọng hay phòng họp khách sạn ấm cúng, một khu resort xa hoa 5 sao hay nhà hàng sân vườn mộc mạc, giản dị? Đâu là nơi cần đến?

Sau khi đã xác định được những yếu tố trên, một bước quan trọng không thể không nhắc đến đó là dự trù kinh phí. Bạn cần tính toán hợp lý, lên kế hoạch cẩn thận với một không gian, địa điểm như thế, số lượng khách hàng như thế, bạn cần chi bao nhiêu cho chương trình của mình. Rồi lại xem xét đến chi phí mà công ty bạn có thể bỏ ra, cân nhắc, lựa chọn và sàng lọc một lần nữa để cuối cùng kết lại những đáp án cho bước chuẩn bị phù hợp nhất cho khả năng của bạn và mức độ thành công của chương trình mà bạn mong muốn.