Tổ chức sự kiện dường như là nhiệm vụ vô cùng khó nhằn, và mọi thứ sẽ càng phức tạp hơn nếu bạn không có kế hoạch và không suy tính từ trước. Vì vậy, hãy cố gắng tránh trường hợp này — bằng cách chuẩn bị trước nhiều tháng và giữ bình tĩnh trong sự kiện.
Xác định mục đích của sự kiện.
Xác định được mục đích tổ chức sẽ giúp sự kiện của bạn đi đúng hướng. Bạn đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện để giáo dục cộng đồng? Thuyết phục các nhà tài trợ tiềm năng? Ca ngợi một cá nhân hay tập thể nào đó? Chi tiết hóa mục đích này hết mức có thể. Dù bạn có đang làm gì (giáo dục, thuyết phục, ca ngợi, v.v.), vì sao bạn lại làm vậy? Hãy coi đó là tuyên bố sứ mệnh, hay tiền đề thành công của bạn. Khi đã biết chắc chắn mình muốn gì, bạn sẽ thấy việc thực hiện dễ dàng hơn rất nhiều!
Đặt mục tiêu.
Chính xác thì bạn muốn đạt được điều gì? Không phải là số người xuất hiện tại sự kiện, không phải là việc sự kiện xảy ra — bạn muốn sự kiện đó sẽ đem lại kết quả ra sao? 5 thành viên mới cho tổ chức của bạn? Huy động được 20 triệu đồng? Thay đổi suy nghĩ của người khác? Khiến ai cũng hứng khởi? Suy nghĩ về 3 kết quả bạn muốn đạt được nhất từ sự kiện này và tập trung biến chúng thành sự thật.
Bạn có thể cân nhắc một mục tiêu tài chính, một mục tiêu xã hội và một mục tiêu cá nhân – tùy ý bạn!
Tập hợp tình nguyện viên.
Bạn cần những thành viên tốt và giỏi ở nhiều mảng khác nhau trong ban tổ chức. Họ có thể hỗ trợ bạn trong mọi việc, từ lên lịch trình, dự trù kinh phí cho đến gửi thư mời, thiết kế áp phích, đón khách và dọn dẹp sau sự kiện. Nói cách khác, họ sẽ giúp đỡ bạn hoàn thành công việc. Nếu có thể, hãy tìm kiếm những tình nguyện viên mà bạn có thể tin tưởng! Đảm bảo các thành viên ban tổ chức cũng như những người quản lý sự kiện thực hiện công việc theo tiến độ mà bạn đề ra trong kế hoạch.
Sự hợp tác giữa các bên sẽ khiến công việc của bạn dễ dàng hơn. Khi nhờ ai đó giúp đỡ, hãy rõ ràng từ đầu về kỳ vọng của bạn đối với họ cũng như mức độ tham gia của họ vào sự kiện. Nếu bạn không thể tìm được tình nguyện viên, hãy thuê một đội tổ chức sự kiện! Điều này phụ thuộc hoàn toàn vào loại sự kiện mà bạn sẽ tổ chức. Bạn có thể thuê địa điểm kèm theo đội tổ chức sự kiện, hoặc thuê từ một bên thứ ba.
Dự trù kinh phí.
Tất cả các chi phí, thu nhập, tài trợ và các khoản chi bất thường khác đều phải được đưa vào bản dự trù kinh phí. Nếu không lên kinh phí, bạn sẽ kết thúc sự kiện với một tập hóa đơn dày cộp và một ví tiền trống rỗng mà không hiểu mình vừa tiêu những gì. Hãy thực tế từ ngày đầu tiên để không bất ngờ về sau! Tìm cách giữ chi phí ở mức thấp. Bạn có thể tuyển tình nguyện viên làm việc miễn phí không? Cân nhắc những địa điểm với chi phí thuê rẻ hơn (ví dụ như nhà ai đó)? Hãy nhớ rằng một buổi gặp mặt nho nhỏ, đơn giản nhưng thành công sẽ gây ấn tượng tốt hơn nhiều so với một bữa tiệc xa xỉ nhưng thất bại.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.
Đây là yếu tố quan trọng nhất của sự kiện. Thời gian và địa điểm sự kiện của bạn phải ra sao để mọi người thốt lên rằng: “Phải, mình sẽ tới đó!”? Bạn muốn tổ chức sự kiện vào thời điểm mà tất cả mọi người đều rảnh rỗi và tại một địa điểm thuận tiện, đồng thời là nơi bạn có đủ tiền thuê! Kiểm tra lịch hoạt động của cộng đồng nơi bạn sinh hoạt và cân nhắc đối tượng tham gia sự kiện. Nếu bạn đang hướng tới các bà nội trợ, tổ chức sự kiện trong ngày và tại khu phố là lựa chọn tốt nhất (bạn có thể cung cấp thêm dịch vụ giữ trẻ).
Trong trường hợp đối tượng tham dự là sinh viên, hãy tổ chức sự kiện tại trung tâm thành phố vào một tối trong tuần. Nếu có thể, bạn nên tới nơi mà họ tụ tập. Đương nhiên sẽ có nhiều địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cần đặt trước. Hãy liên hệ để thuê những địa điểm này càng sớm càng tốt. Họ có thể đắt khách hơn bạn nghĩ!
Cân nhắc công tác hậu cần.
Bạn cần suy nghĩ tới công tác hậu cần ở mọi khía cạnh. Việc gửi xe sẽ ra sao? Khả năng tham gia của những người khuyết tật? Bạn có thể làm gì với không gian tổ chức sự kiện? Bạn cần những thiết bị gì? Liệu bạn sẽ cần thêm những món đồ gì mất phí (ví dụ như nước cho diễn giả, huy hiệu, ấn phẩm)? Sẽ cần bao nhiêu người để sự kiện diễn ra suôn sẻ? Việc tự ngẫm nghĩ và bàn luận với các thành viên trong ban tổ chức để cân nhắc mọi khía cạnh của sự kiện là vô cùng quan trọng. Có bất kỳ trở ngại nào mà bạn có thể thấy trước và phòng tránh không? Những khách mời cần nơi nghỉ? Những ngoại lệ cần có?
Nghĩ tới marketing (tiếp thị) và quảng cáo.
Khi đang trên đà chuẩn bị sự kiện, hãy xây dựng bản nháp áp phích. Áp phích này cần bao gồm thông tin về ngày tháng, thời gian, địa điểm, các khách mời chính, tên sự kiện, và chủ đề hoặc tagline (khẩu hiệu) của sự kiện. Vì thời gian chuẩn bị còn sớm, bạn có thể dành nhiều thời gian suy nghĩ kỹ về những nội dung này — nhưng bạn nên xây dựng ngay một bản nháp ban đầu để xem tổng hòa các phần sẽ ra sao!
Nghĩ về các cách khác để quảng bá sự kiện. Gửi thư điện tử? Gửi thư qua bưu điện? Cung cấp thông tin trên Facebook, Twitter, hay hàng loạt những trang trực tuyến về sự kiện (bài viết sẽ nói thêm về những trang này sau)? Bạn cần gì trước sự kiện để lôi kéo mọi người và bạn cần gì tại sự kiện để níu chân họ?
Sắp xếp lại công việc.
Có thể lúc này bạn đang cảm thấy vô cùng rối bời. Hãy hít thở sâu và mở phần mềm Excel. Chuẩn bị dự thảo lịch trình các hoạt động tại sự kiện. Hãy dùng một vài bảng tính Excel để sắp xếp lại suy nghĩ của bạn. Dường như đây là công việc bàn giấy không cần thiết vào thời điểm này, nhưng chỉ trong hai tháng tới bạn sẽ biết ơn chính mình vì đã lưu tâm tới bản thân. Xây dựng bản tiến độ công việc (với hạn chót) cho từng hoạt động. Viết tên tất cả các thành viên trong ban tổ chức, thời gian và địa điểm mà bạn cần tới họ. Theo cách này, bạn có thể sắp xếp công việc và tránh được những thắc mắc sau này.
